Comment gérer une équipe en télétravail total et dispersée sur plusieurs fuseaux horaires ?

Sur Reddit, un entrepreneur explique son choix d'organisation pour gérer le décalage horaire entre les membres de son équipe.

Au cours des deux dernières années, j'ai dirigé une startup avec une équipe de 25 personnes totalement en télétravail. Nous n'avons pas de bureaux. Nous n'utilisons pas d'applications de gestion du temps de travail. Nous avons très peu d'appels Zoom. Et pourtant nous sommes dispersés dans une douzaine de pays.

Je vais partager avec vous ce que j'ai appris sur la communication à adopter pour faire fonctionner une startup 100% remote.

Pour résumer en une phrase : les bonnes équipes en full remote optent par défaut pour la communication asynchrone.

La communication asynchrone est une communication qui ne se fait pas en temps réel (par exemple, les emails sont un exemple classique de communication asynchrone. Les messages Slack, lorsqu'ils ne sont pas exécutés comme une conversation complète en temps réel, sont également asynchrones).

L'asynchronisation est le fondement d'un bon système de communication à distance. Vous ne pouvez tout simplement pas vous attendre à ce qu'une équipe entièrement dispersée sur plusieurs continents soit assise devant Zoom à des heures indues.

Autre point plus important encore, la culture des réunions (ou réunionite aiguë) peut tuer la productivité. Chaque fois que quelqu'un doit participer à une réunion, il ne fait pas le travail pour lequel vous le payez.

Le travail asynchrone est vraiment important. Et voici quelques moyens pratiques que j'ai mis en œuvre dans mon entreprise :

1. Créez des normes de communication claires dans l'ensemble de votre startup.

Nous avons un organigramme qui aide les gens à comprendre comment ils doivent communiquer quelque chose. Par exemple, si quelqu'un d'externe est impliqué, l' email est le moyen de communication par défaut. S'il s'agit d'un message interne rapide et très urgent (par exemple, une action est requise dans les heures qui suivent), nous utilisons les messages privés sur Slack. S'il s'agit d'une conversation réfléchie, ou qui ne nécessite pas d'action immédiate, nous utilisons une plateforme de type forum conçue pour accueillir ce type de conversations.

En créant des normes de communication, vous pouvez vous assurer que tout le monde communique de la même manière, et aussi que les gens ne sont pas arrachés de leur concentration intense (deep work) par des notifications sans intérêt. Il s'agit essentiellement de décomposer vos moyens de communication en éléments de base pour identifier ce qui doit être dit et où.

2. Améliorez votre communication écrite.

La plupart d'entre nous sont mauvais à l'écrit. C'est vrai aussi bien pour le fondateur d'une startup que pour tous ceux qui travaillent dans la startup.

La plupart des communications asynchrones se font par écrit. Cela signifie que vous, et votre équipe, devez étudier à quoi ressemble une bonne communication écrite.

Une fois que vous avez défini les règles de ce que signifie une bonne communication écrite dans votre startup, mettez-les dans un document Notion (ou similaire) afin que tout le monde puisse suivre le même manuel.

3. Zéro réunion si possible.

Vous n'aurez probablement jamais aucune réunion dans une équipe à distance.

Identifiez ce à quoi les réunions doivent et ne doivent pas servir. Par exemples :

Les réunions sont idéales pour les sessions de brainstorming et de teambuilding. Lorsque votre équipe est répartie dans le monde entier, il est important qu'elle se parle en face à face (même en vidéoconférence). Une photo de profil sur Slack ne suffit pas.

Les réunions ne sont pas efficaces dans 99% des autres cas.

Tout ce qui est en dehors des brainstorming ciblés, des mises à jour hebdomadaires de l'équipe et du teambuilding ne devrait probablement pas être une réunion.

Vous pouvez essayer quelque chose : si vous avez du mal à vous débarrasser des réunions, essayez une semaine complètement asynchrone dans votre startup. C'est-à-dire une semaine où vous n'avez pas une seule réunion. Voyez comment cela se passe. Ce ne sera probablement pas idéal, mais cela vous aidera à réaliser les choses pour lesquelles vous n'avez pas besoin de réunions. Nous avons essayé cela il y a environ un mois et cela a été très instructif.

Pour conclure, si vous avez des doutes sur les réunions, voici une petite expérience de pensée :

Imaginez une personne qui travaille de 9 h à 17 h. Il a une réunion prévue à 11 h et une autre à 15 h. Ma théorie est que, dans ce scénario, cette personne a perdu environ 90% de son temps productif de la journée. Avec seulement deux réunions.

Voilà pourquoi : l'employé arrive au travail, vérifie quelques e-mails et a déjà le spectre de la réunion de 11 h au-dessus de sa tête. Il ne se lance pas dans un travail sérieux et approfondi avant la réunion, car il sait qu'il sera interrompu à 11 h.

Ok, il a fini la réunion de 11 h. Puis il a le déjeuner. Après le déjeuner, il n'a (encore une fois) qu'une heure ou deux avant la prochaine réunion. Ce n'est pas assez de temps pour que la plupart des gens se mettent dans un état de concentration efficace. Il fait donc un peu de travail, mais pas beaucoup. Puis la réunion de 15 h est terminée, et il lui reste environ une heure avant la fin de leur journée. En règle générale, personne ne fait de travail profond et intense pendant la dernière heure de la journée.

Donc... avec 2 réunions par jour environ 90% des efforts potentiels sont gaspillés. Partis. Ce ne sont pas seulement les réunions qui gaspillent la productivité. C'est la façon dont ces réunions interagissent avec le reste du temps de la journée de travail.