L'aménagement des bureaux en open space peut vous empêcher de vous concentrer quand vous travaillez

Aux USA, environ sept employés de bureau sur dix travaillent dans un open space, selon une enquête de l'International Facility Management Association. Les employés peuvent ainsi se voir attribuer seulement une partie d'une table commune pour s’installer.

La tendance aux bureaux en open space, popularisée par les agences de création et les start-ups, s'est généralisée en raison de la conviction que les environnements en open space favoriseraient l'innovation. Une plus grande proximité entre les employés, pensait-on, créerait plus d'interactions et de collaborations, en favorisant l'interaction sociale et en stimulant la productivité.

Il a été démontré que les bureaux purement en open space ont des effets contraires, créant tellement de distractions que les employés se sont éloignés les uns des autres.

Une étude financée par la Harvard Business School, a suivi ce qui s'est produit lorsqu'une entreprise britannique a déplacé ses employés d'un espace de bureau traditionnel, avec des murs, vers un open space.

L'interaction en face à face a fortement diminuée - les employés passant 72 % moins de temps à interagir avec leurs collègues. Au lieu de se parler davantage entre eux, les employés ont mis des écouteurs et ont commencé à communiquer par SMS et par e-mail. Avec l'essor des canaux de communication numériques, la productivité a diminuée.

Et l'idée que les open space ont rendu les employés plus heureux est contredite par une enquête réalisée en 2018 par Bospur PR, une agence de relations publiques basée à San Francisco : 76 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles "détestaient" les open space. Pourquoi ? Ils ont cité le manque d'intimité (43 %), la difficulté à se concentrer (29 %) et l'incapacité à faire de leur mieux (21 %).

Et dans un open space avec 50 employés comment les gens pourraient-ils se mettre d’accord sur le réglage de la climatisation ?

C'est un phénomène mondial, une étude de l'Université de Sydney a ainsi interrogé des travailleurs aux États-Unis, en Finlande, en Australie et au Canada, où deux tiers des personnes interrogées travaillent dans des open spaces. "Les open spaces ont montré des taux d'insatisfaction considérablement plus élevés que les bureaux en espace clos", ont constaté les chercheurs.

La recherche scientifique - ainsi que l'intuition - montrent clairement que "le partage d'un espace de travail avec un grand nombre de collègues est très déconcentrant et crée un environnement qui empêche les tentatives de réflexion sérieuse", écrit Cal Newport, professeur d'informatique et auteur de Deep Work : comment se concentrer dans un monde distrait. "La distraction est destructrice de profondeur."

Les neurosciences ont également quelques indices sur les raisons pour lesquelles il est si difficile de travailler dans les open spaces, où les employés ne disposent que de la moitié de l'espace qui leur était alloué il y a dix ans.

"La voix humaine évoque certaines des réponses émotionnelles les plus puissantes de notre expérience auditive. Une voix de plus de 55 décibels - soit à peu près le son d'un appel téléphonique fort - provoque un stress mesurable", selon un article du Wall Street Journal. Les "demi-dialogues" téléphoniques, dans lesquels l'auditeur ne connaît qu'une seule partie du dialogue, font que notre cerveau imagine automatiquement l'autre moitié, et sont donc encore plus perturbateurs, ont écrit les auteurs John Medina et Ryan Mullenix.

Mais la solution, selon les experts, n'est pas de retourner mettre tout le monde exclusivement dans des bureaux avec des murs. Le but de l’open space - permettre aux gens de se rencontrer de manière à susciter la collaboration et de nouvelles idées - est "bien justifié", selon Newport.

De plus en plus, les entreprises offrent à leurs employés les deux types d'espace - des lieux où ils peuvent accorder toute leur attention au travail, et des salles conçues pour l'interaction.

L'enquête sur l'environnement de travail de Capitol One indique notre préférence pour ce type de diversité de bureaux. Dans cette étude, lorsque les employés ont été interrogés sur les types d'espaces de travail qu'ils aimaient le plus, 77 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles étaient plus performantes au travail lorsqu'elles disposaient d'espaces de collaboration, et 88 % ont déclaré qu'elles avaient besoin d'espace pour travailler de manière concentrée afin de donner le meilleur d'elles-mêmes. En d'autres termes, la plupart des gens veulent les deux.

Les scientifiques soutiennent également le concept de diversité spatiale dans les espaces de travail : "L'homme a un besoin d'espaces privés offrant un sentiment de sécurité, mais il a aussi besoin d'inspiration ", ont écrit Medina et Mullenix. "Les open spaces favorisent la pensée créative, tandis que les espaces clos augmentent la concentration.

On observe déjà un passage des lieux de travail classiques en espace ouvert à des bureaux "hybrides", qui combinent des éléments d'espace privé et de collaboration.

Bien entendu, le développement du télétravail va permettre aux employés de davantage expérimenter cette diversité (open space ou bureau privé) dont ils ont besoin pour travailler.

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