Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

Le nombre d'entreprises qui offrent des emplois partiellement ou complètement en télétravail a augmenté de 40 % au cours des cinq dernières années. Les entreprises qui font la transition vers le travail à distance bénéficient ainsi de l'embauche des meilleurs talents et de la bonne satisfaction de leurs employés. Il faut cependant noter que la mise en place d’une équipe en télétravail exige une planification et une préparation importante.

Voici ce qu'il faut garder à l'esprit pour réussir la transition vers le travail à distance :

Définir des procédures de télétravail

Selon le site Upwork, la plupart des entreprises disent avoir les ressources nécessaires pour embaucher des employés en télétravail, mais elles n'ont pas encore mis en place les procédures nécessaires. Il est important de définir clairement les attentes, de les partager avec tous les membres de l'équipe et de les mettre à jour régulièrement.

Une procédure générale concernant le télétravail doit être définie :

- Disponibilité - L'équipe doit-elle être disponible pendant certaines heures ou sera-t-elle en mesure d'établir ses propres horaires ?

- Communication - Quels outils l'équipe utilisera-t-elle pour communiquer et collaborer efficacement ?

- Gestion des données - Quels outils l'équipe utilisera-t-elle pour organiser et partager les documents et l'information en toute sécurité ?

- Productivité - Comment l'équipe suivra-t-elle l'avancement des projets et mesurera-t-elle les résultats ?

Mettre à jour les procédures de recrutement

Le télétravail pose également un nouvel ensemble de défis concernant le processus d'embauche. Qu'il s'agisse de bâtir une équipe en télétravail à partir de zéro ou de l'embauche de nouveaux employés en travail à distance, les managers devront revoir leurs stratégies de recutement en fonction des attentes et des responsabilités liées au travail à distance. Par exemple il peut être plus important de mettre l'accent sur les compétences non techniques d'un candidat - comme la motivation personnelle et les aptitudes à communiquer - pour s'assurer qu'il sera un bon nouvel élément pour l’équipe.

Ayez les bons outils à portée de main

La collaboration et la communication au sein de l'équipe peuvent devenir rapidement désordonnées. Il est important d'avoir tous les outils en place pour soutenir les employés à distance.

Les outils de communication

Lorsqu'elles travaillent à distance, les équipes ont besoin d'un moyen de communiquer sans peine entre elles. Les emails ne sont pas toujours la meilleure option, les équipes distantes peuvent opter pour des outils de communication tels que Slack, HipChat ou Skype pour rester connectées. Tous ces outils offrent la messagerie en temps réel, des options d'appel vidéo et la possibilité d'organiser les conversations par canal, projet ou sujet.

Les outils de gestion de projet

L'organisation de projet est essentielle pour les équipes travaillant à distance. C'est une bonne idée de mettre en place un outil de gestion de projet dans le cloud pour que chacun puisse accéder aux fichiers et aux informations dont il a besoin à tout moment. Ces outils permettent également d'organiser les projets entre les différents services et de fixer des rappels d'échéance. Parmi les outils de gestion de projet les plus populaires pour les équipes en télétravail, citons Trello et Basecamp. Pour le partage et la gestion de documents et de fichiers, Google Drive, DropBox et Box sont des options populaires.

Outil de gestion de productivité

Comment les managers à distance peuvent-ils savoir si leurs employés à domicile travaillent pour de vrai ? La plupart des équipes à distances évaluent leurs employés en fonction du nombre de tâches accomplies et de l'atteinte ou non de leurs objectifs, plutôt qu'en fonction du nombre d'heures qu'ils y consacrent chaque jour. Il peut parfois être difficile de garder tout le monde sur le qui-vive. Si la productivité commence à baisser, des outils de suivi du temps de travail tel que Toggl, Tick et Timesheets peuvent être utilisés pour suivre les projets ou pour simplement évaluer le temps nécessaire pour accomplir une tâche et réaliser éventuellement des améliorations.

Outils de gestion de la sécurité des données

Le télétravail signifie que de nombreux membres de l'équipe vont utiliser les réseaux WiFi dans des cafés, des espaces de coworking et des espaces publics. Par conséquent il est important d'avoir une politique de sécurité de l'information mise en place avant de passer au travail à distance. Les équipes à distance doivent créer des mots de passe sécurisés avec des outils comme LastPass et les mettre à jour fréquemment. Les informations sensibles stockées dans le cloud doivent être sécurisées avec des plates-formes comme Box, et un réseau privé virtuel (VPN) est recommandé lors de la connexion dans les réseaux publics.

Préparer les managers

Pour de nombreux managers, le processus de mise en place du télétravail peut vite devenir écrasant, il est donc important de bien les y préparer. La première étape consiste à s'assurer que les managers disposent des bons outils (comme ceux mentionnés précédemment), afin qu'ils puissent être disponibles pour leurs employés, répondre à leurs questions, offrir du feedback et maintenir les projets en bonne voie.

Avoir un lieu pour les meetings

Le télétravail permet aux entreprises de supprimer les dépenses liées à l'utilisation d'espace de bureaux, comme le loyer et les charges. Il peut quand même être nécessaire d'avoir un endroit physique pour une réunion occasionnelle de l'équipe ou bien une rencontre avec le client. Dans la plupart des villes, il existe des bureaux que les entreprises peuvent louer à l'heure ou à la journée. Ces services peuvent aller de salles de réunion somptueuses qui peuvent impressionner les clients, à des espaces créatifs et confortables pour des séances de brainstorming ou de collaboration.

Maintenir la culture d'entreprise

Une culture d'entreprise positive est fondamentale pour l'engagement des employés. Selon le rapport 2017 de Gallup (rapport intitulé State of the American Workplace), la culture d'entreprise figure parmi les cinq principales raisons pour lesquelles les employés quittent leur emploi pour travailler dans d'autres entreprises.

Beaucoup d'équipes craignent qu'en s'éloignant, la culture d'entreprise en pâtisse. Cependant avec un peu de créativité les équipes peuvent maintenir une forte culture d'entreprise. Par exemple avec l'argent économisé en évitant la location permanente d'un espace de bureau, les équipes peuvent voyager pour se rencontrer tous les trimestres ou tous les ans.

En plus des journées spéciales de team building, il existe de nombreuses façons de maintenir une culture d'entreprise à l’ère d’Internet : par exemple des vidéoconférences régulières, des récompenses pour les réussites de projet et un service en ligne où les membres de l'équipe peuvent discuter (comme un canal de discussion ou un groupe Whatsapp).

Faites confiance et lâchez prise

Environ un tiers des employés admettent qu'ils quitteraient leur emploi actuel pour un bon emploi à distance. Et de plus, 90 % de ceux qui travaillent actuellement à distance disent qu'ils prévoient de continuer à le faire pour le restant de leur carrière. La demande de travail à distance ne diminue pas, mais pour les chefs d'équipe qui ne font pas confiance à leurs employés cela va être difficile de faire la transition vers le télétravail.

Il y aura des défis en cours de route et les managers ne seront pas en mesure de tout contrôler tout le temps, donc il est important de laisser les employés trouver leurs propres solutions aux défis qui surviennent, et les laisser suggérer comment améliorer les choses pour aller de l'avant.

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